Un changement important vient d’affecter les agents de l’administration centrale, des services à compétence nationale (SCN)du ministère de la Culture et maintenant des directions régionales des affaires culturelles (DRAC), avec le changement d’un outil crucial au quotidien : la messagerie. Depuis la fin de l’été, le logiciel de Microsoft, Outlook, a progressivement remplacé Mozilla Thunderbird et le webmail en ligne, Télém@c.
Ce système de messagerie avait plus de dix ans, et il était nécessaire qu’il évolue, que ce soit pour bénéficier d’un webmail avec une interface plus ergonomique et adaptée à une utilisation nomade, augmenter les capacités de stockage de nos boîtes et améliorer le lien entre agenda et messagerie.
L’administration a donc choisi de déployer Outlook (qui est l’un des modules de la suite Microsoft Office acquise par le ministère depuis deux ans), censé mieux répondre à ces besoins. Le logiciel parfait n’existe pas, et après tout, la préférence pour un outil ou pour un autre demeure très subjective, et surtout elle est nourrie par les habitudes, dont on sait qu’il est souvent difficile de se défaire. Mais le changement reste tout de même plus difficile à accepter lorsqu’il s’accompagne de pertes de fonctionnalités ou d’un sentiment de régression par rapport à l’état antérieur.
Bien des choses pourraient être dites sur Outlook, qu’il s’agisse de sa lourdeur au lancement, de son ergonomie peu lisible en raison d’une pléthore d’options dont nul ne se servira jamais, d’une présentation par défaut des listes de messages guère claire, de ses multiples notifications inutiles qui viennent polluer la lecture du courriel. D’un point de vue fonctionnel, la recherche des messages apparaît moins rapide, complète et performante, et surtout bien moins simple… Les filtrages par auteurs, destinataires ou intitulés de messages que proposait Thunderbird étaient très appréciés pour leur facilité d’usage et leur rapidité. L’insertion des contacts à partir de l’annuaire du ministère par l’auto-complétion, qui aidait à insérer immédiatement des contacts non enregistrés dans le carnet, est bien plus tortueuse. La simplicité n’est hélas plus de mise…
On aurait enfin pu penser que le changement de système de messagerie et d’agenda aurait permis une meilleure portabilité des outils sur d’autres matériels, comme les téléphones ou les ordinateurs portables. Mais Outlook impose de payer une licence par poste et le protocole utilisé par le ministère est tel qu’il n’est pas possible d’utiliser un courrielleur tiers comme Thunderbird. Un outil Microsoft, sinon rien. Sur téléphone, on peut passer par une application mobile tierce (à moins que vous ne vouliez que le ministère devienne administrateur de votre propre téléphone…), mais quel que soit le périphérique utilisé, il n’est en tout cas plus possible de consulter ses messages sans une connexion Internet, donc plus possible de travailler hors connexion lorsque l’on est en déplacement.
Pour l’instant, le changement se fait donc au prix d’un certain nombre de régressions fonctionnelles et de perte de temps. Mais apparaît aussi la sensation qu’Outlook est une solution qui enferme encore plus le ministère dans l’écosystème de Microsoft. Car son installation s’est accompagnée d’un écheveau (ou florilège) de solutions Microsoft qui sont des prérequis à son utilisation : serveur Exchange, Active Directory et de prestations de service : paramétrage, reprise de données et formation.
Nous ne nierons pas la nécessité de changer ou d’évoluer. En revanche, on peut regretter les choix politiques de se reposer entièrement sur un écosystème propriétaire.
La CFDT-CULTURE, Paris, le 6 décembre 2019
La suite dans le prochain épisode : « De la servitude volontaire »
Télécharger l’épisode 1 : CFDT-Culture – Outlook : quel message nous envoie le ministère. Épisode 1, plus de complexité, moins d’efficacité. 6 décembre 2019
